Automatische rittenregistratie wordt steeds belangrijker voor ondernemers

Voor ondernemers met een zakelijke auto wordt een sluitende rittenregistratie steeds belangrijker. Nu steeds meer bedrijven hun wagenpark en administratie digitaliseren, verschuift ook de manier waarop zakelijke ritten worden geregistreerd. Handmatig ritten bijhouden maakt steeds vaker plaats voor automatische systemen die ritten vastleggen en categoriseren.

Dat biedt ondernemers niet alleen tijdwinst. Een goed ingericht systeem kan ook helpen om de administratie controleerbaar te houden wanneer de Belastingdienst vraagt om inzicht in het zakelijke en privégebruik van een voertuig.

Handmatige rittenregistratie maakt plaats voor automatisering

Het bijhouden van iedere zakelijke rit is voor veel ondernemers een terugkerende administratieve taak. Datum, vertrek- en aankomstlocatie, kilometerstanden en het doel van de rit moeten correct worden geregistreerd.

Bij een beperkt aantal ritten is dat nog overzichtelijk. Voor ondernemers met meerdere voertuigen of medewerkers die veel onderweg zijn, kan de administratie echter snel oplopen.

Automatische rittenregistratie neemt een groot deel van dit werk uit handen. Een voertuigtracker registreert de gereden ritten en verzamelt de gegevens, waarna deze via een online omgeving kunnen worden verwerkt en gecontroleerd.

Fiscale eisen blijven leidend

Automatisering betekent niet dat ieder systeem automatisch geschikt is voor een fiscaal sluitende rittenregistratie. Voor ondernemers die willen aantonen dat een auto op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé wordt gebruikt, gelden specifieke eisen aan de administratie.

De registratie moet onder meer voldoende inzicht geven in de gereden ritten en moet controleerbaar zijn. Een systeem dat uitsluitend de locatie van een voertuig registreert, is daarom iets anders dan een systeem dat is ingericht voor een fiscale rittenregistratie.

Het Keurmerk RitRegistratieSystemen speelt hierbij een belangrijke rol. Dit keurmerk geeft aan dat een systeem aan vastgestelde eisen voor rittenregistratie voldoet.

Nauwkeurigheid speelt een steeds grotere rol

Een belangrijk aandachtspunt bij automatische rittenregistratie is de nauwkeurigheid van de positiebepaling. GPS wordt hiervoor veel gebruikt, maar moderne systemen kunnen meerdere satellietsystemen combineren om de positie van een voertuig zo nauwkeurig mogelijk vast te leggen.

Ook bij Accredis speelt deze ontwikkeling een rol. Het bedrijf gebruikt in zijn AC40-systeem naast GPS ook GLONASS voor de positiebepaling. Volgens Accredis zorgt de combinatie van beide satellietsystemen voor een nauwkeurigere registratie van voertuigbewegingen.

De gegevens worden vervolgens gebruikt om ritten automatisch vast te leggen en beschikbaar te maken via het online portaal.

Privacy wordt belangrijker bij wagenparkbeheer

Naast fiscale betrouwbaarheid speelt ook privacy een steeds grotere rol. Een rittenregistratiesysteem kan immers inzicht geven in de locatie en bewegingen van voertuigen en daarmee indirect in het gedrag van medewerkers.

Voor werkgevers is het daarom belangrijk om vooraf duidelijk vast te leggen welke gegevens worden geregistreerd, wie toegang heeft tot deze informatie en waarvoor de gegevens worden gebruikt.

Accredis geeft aan dat de gegevens van zijn systemen op Nederlandse servers worden opgeslagen en dat de toegang tot de informatie kan worden beperkt. Ook biedt het systeem een mogelijkheid om onderscheid te maken tussen zakelijke en privérijden, zodat niet iedere gebruiker inzicht hoeft te hebben in de details van privéritten.

Meer dan alleen een kilometerregistratie

De ontwikkeling van automatische rittenregistratie gaat bovendien verder dan het vastleggen van kilometers voor de Belastingdienst. Dezelfde technologie kan worden gebruikt voor wagenparkbeheer en operationele doeleinden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• realtime inzicht in de locatie van voertuigen;
• automatische herkenning van woon-werkritten;
• registratie van klantbezoeken;
• inzicht in gereden routes;
• rapportages over voertuiggebruik;
• bestuurdersidentificatie;
• inzicht in de inzet van voertuigen.

Daarmee verandert een rittenregistratiesysteem steeds meer van een administratieve verplichting in een hulpmiddel voor wagenparkbeheer.

Accredis zet in op fiscaal sluitende rittenregistratie

Binnen deze ontwikkeling richt Accredis zich op automatische en fiscaal sluitende rittenregistratie. Het Twentse bedrijf is al ruim 25 jaar actief op het gebied van kilometerregistratie en biedt onder meer de AC40, een vast ingebouwd systeem voor voertuigen.

Het systeem beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen en kan worden uitgebreid met functies zoals een privé/zakelijk-schakelaar en bestuurdersidentificatie. Daarmee wil Accredis niet alleen de registratie automatiseren, maar ondernemers ook helpen om de administratie overzichtelijk en controleerbaar te houden.

Een belangrijk onderdeel daarbij is dat de geregistreerde gegevens centraal beschikbaar zijn via een online portaal.

Van administratieve verplichting naar digitaal wagenparkbeheer

De ontwikkeling van automatische rittenregistratie laat zien dat de technologie inmiddels verder gaat dan alleen het registreren van kilometers. Voor ondernemers wordt het steeds interessanter om fiscale administratie, wagenparkbeheer en realtime inzicht met elkaar te combineren.

Tegelijkertijd blijft de fiscale betrouwbaarheid van de registratie een belangrijk uitgangspunt. Een automatisch systeem moet niet alleen gemakkelijk werken, maar ook voldoende nauwkeurige en controleerbare gegevens opleveren.

Voor bedrijven die veel zakelijke kilometers maken of meerdere voertuigen beheren, kan de overstap naar automatische rittenregistratie daardoor een logische volgende stap zijn. Accredis speelt met zijn systemen in op deze ontwikkeling door fiscale rittenregistratie te combineren met realtime inzicht en geautomatiseerd wagenparkbeheer.